Kampagne mit mehreren Außendienstkalendern ohne fixe Gebietszuordnung

Kampagnen-Setup
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Hallo,

wir sind gerade dabei, eine für uns „herausfordernde“ Kampagne aufzusetzen und würden uns über Best-Practice-Empfehlung zur optimalen Umsetzung in Dialfire freuen.

Ausgangslage / Ziel

  • Wir sollen für 6 Außendienstmitarbeiter Termine vereinbaren.

  • Vertriebsgebiet: Österreich, Südtirol, Süddeutschland.

  • Keine fixe Gebietszuordnung (also keine statischen Regionen je Außendienst).

  • Die Außendienstmitarbeiter vereinbaren primär selbst Termine (mit bestehenden Kunden, Leads über Social Media, etc.).

  • Unsere Aufgabe: Terminlücken füllen – also gezielt dort Termine setzen, wo bei den jeweiligen Außendienstmitarbeitern Kapazität frei sind.

Herausforderung

  • Für das Füllen der Lücken sind aus dem gesamten Adresspool die jeweils regional passenden Adressen zu ziehen.

  • Pro Adresse ist der regional am besten passende Außendienstler zu wählen (je nach Nähe/Region und idealerweise nach Verfügbarkeit).

  • Möglichst gleichmäßige Auslastung aller Außendienstmitarbeiter.

Gibt es dazu in Dialfire ein Best Practice bzw. Vorschläge zur Umsetzung?
Wir suchen konkret Empfehlungen zu:

  1. Daten-/Feldstruktur: Welche Felder/Logik sollten wir für Geografie/Region abbilden (PLZ, Bundesland/Region, Land, ggf. Radius/Entfernung, Gebietscodes)?

  2. Wie kann die variable Anbindung der Kalender in Dialfire erfolgen**?**

  3. Lead-Pool & Filterung: Empfehlt ihr einen gemeinsamen Lead-Pool mit dynamischen Filtern/Views je Region oder eher mehrere Adresspools nach Region?

  4. Verfügbarkeiten / Terminlücken abbilden:

    • Welche Möglichkeiten gibt es, um freie Slots je Außendienstler in Dialfire sichtbar/steuerbar zu machen?

    • Gibt es eine Möglichkeit, aus freien Termin-Slots eine automatisierte Adresszuweisung anzusteuern (siehe 4.)?

  5. Zuweisungslogik Adressen zu Außendienst (6 Personen):

    • Gibt es in Dialfire eine regelbasierte Zuweisung (z. B. nach PLZ/Region, nächstgelegener Außendienst, Prioritäten), die gleichzeitig flexibel bleibt (weil keine fixe Gebietszuordnung)?

    • Wie kann man sicherstellen, dass der „passendste“ Außendienstler pro Datensatz ermittelt wird (z. B. per Rule/Workflow/Custom Field)?

  6. Operativer Ablauf im Team:

    • Wie ist der Prozess zu gestalten, damit unsere Telefonagent:innen schnell entscheiden können: „Welche Region rufe ich jetzt an – und für welchen Außendienstler buche ich den Termin?“

  7. Reporting/Controlling: Welche Reports/Statistiken sind sinnvoll, um Terminlücken-Füllgrad, regionale Abdeckung und Termine pro Außendienstler sauber zu tracken?

Wenn möglich, freuen wir uns über ein kurzes Muster-Setup (empfohlene Kampagnenstruktur + Felder + Zuweisungslogik) oder einen Hinweis auf eine passende Doku/Best-Practice-Erfahrung.

Vielen Dank vorab und liebe Grüße
Thomas Seidl

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Hi Thomas

Der Versuch, „sehr spezifische Lücken zu füllen“, indem man nach dem perfekten Kontakt für ein bestimmtes Zeitfenster sucht, erweist sich oft als schwieriger als erwartet. Selbst wenn sich ein Kontakt am idealen Ort befindet, weiß man immer noch nicht, ob er zu genau diesem Zeitpunkt tatsächlich verfügbar sein wird. In der Realität bestimmt meist das Gespräch das Zeitfenster — nicht umgekehrt.
Ich denke, der beste Aufbau in Dialfire ist die Verwendung der Standard-Kalenderkampagne (Calendar campaign), die bereits als Vorlage existiert, jedoch mit etwas Struktur darum herum.
Außendienstmitarbeiter clustern ihre Tage locker nach Verkaufsgebiet. Nicht als feste Territorien, sondern nur als grobe Fokussierung für diesen Tag. Eine einfache Unterstützung dafür ist, dass jeder Außendienstmitarbeiter zu Beginn und am Ende des Tages einen Dummy-Termin in seinem Google Kalender erstellt. Die Kalenderkampagne berücksichtigt automatisch Entfernung und Fahrzeit. Verfügbare Zeitfenster werden visuell anhand der Nähe hervorgehoben. Die Kalenderintegration kann außerdem gleichzeitig alle Ihre Außendienstmitarbeiter prüfen, um die beste Passung zu finden. Das ist tatsächlich eine sehr einfache und unkomplizierte Einrichtung!
Sie können dann eine Priorisierung für Anrufe über Kontaktdaten festlegen. Um die Anrufe zu steuern und die Nachfrage auszubalancieren, hilft es, sinnvolle Verkaufsgebiete zu definieren (z. B. Gruppen von Postleitzahlen) und sie in einem durchsuchbaren Kontaktfeld zu speichern. Dann kann ein Administrator in der Call-Task (call task) Priorisierungsregeln basierend auf diesem Feld festlegen und steuern, welche Gebiete zuerst bearbeitet werden. Er kann die Prioritäten dann auch im Laufe der Zeit anpassen, ohne die Kalendereinrichtung zu ändern.
Agenten müssen diese Entscheidungen nicht selbst treffen — sie arbeiten einfach die priorisierte Liste ab und buchen Termine über die Kalenderansicht.
Zusammenfassung
Anstatt zu versuchen, das Lückenfüllen vollständig auf Zeitfenster-für-Zeitfenster-Basis zu automatisieren, ist eine Kombination aus:

  • leichter täglicher Gebietsplanung,

  • admin-gesteuerter Priorisierung,

  • und der Standard-Kalenderkampagne (Calendar campaign) mit Berücksichtigung der Nähe

eine deutlich einfachere Arbeitsweise und führt langfristig zu realistischeren Terminplänen.

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Hallo Lisette,
danke für die Info. Das hilft :slight_smile: !
LG Thomas