Hi zusammen,
wir haben aktuell das Problem, dass Datensätze doppelt im System auftauchen und dadurch mehrfach kontaktiert werden. Wahrscheinlich wurden Datensätze aus einer Anrufstufe manuell in eine andere übertragen??
Wie geht ihr in solchen Fällen mit Dubletten um? Gibt es eine empfohlene Vorgehensweise, um doppelte Kontakte zu vermeiden und sauber zu arbeiten?
Ooops… wenn erst einmal Dubletten in der Kampagne drin sind, dann hat man ein ziemliches Problem.
Du könntest alle Datensätze der Kampagne in der Kontaktansicht exportieren, dann in Excel oder Ähnlichem alle Dubletten suchen und deren Status anpassen und anschließend diese Datensätze als Update importieren, wodurch sich deren Status ändert.. (oder die betroffenen IDs als Liste in der Kontaktansicht filtern und den Status ändern)
Aber es geht auch etwas eleganter. Es gibt ein Zusatztool “Scripter” mit dem sich spezielle Dubletten-Bereinigungsskripte ausführen lassen. Du siehst: Du bist nicht der Erste, dem das passiert ist. 
Um das Skript zu erhalten, wendest Du Dich an den Support, denn das Skript muss meist ein wenig angepasst werden, je nach den Kriterien, welche Du anwenden willst.
Das Wichtigste ist, Dubletten von vornherein zu vermeiden. Aber es ist ja nun auch normal, dass manche Kunden nach einiger Zeit erneut angerufen werden müssen. Wie kommt man aus diesem Dilemma?
Das ist in Dialfire sehr geschickt gelöst. (Ich bin natürlich nicht voreingenommen. )
Dialfire unterscheidet nämlich nach aktuellen/aktiven Datensätzen die im Moment nicht noch einmal importiert werden sollten (wäre eine Dublette) und solchen, die schon älter/inaktiv sind und die man auch wieder importieren würde, ohne das als unerwünschte Dublette anzusehen.
Und jetzt mal ganz kurz volle Konzentration (ja genau, auch keine Katzenvideos nebenbei)!
Wenn in Dialfire Datensätze importiert werden, dann sucht Dialfire automatisch nach allen anderen Datensätzen mit der gleichen Telefonnummer. Und wenn einer dieser Datensätze in einer Task (Kampagnenstufe) ist, wo der Schalter “Dubletten entfernen” gesetzt ist, dann wird der neue Datensatz als Dublette aussortiert.
Diesen Absatz versteht man vermutlich nicht beim ersten Mal.
Das Ganze wird also über die Kampagnenstufen und dort über das Feld “Dubletten entfernen” gesteuert.
Ganz einfache Regel:
Und jetzt muss man nur dafür sorgen, dass alte Datensätze nach einer gewissen Abkühlzeit (z.B. 3 Monate) automatisch in eine Kampagnenstufe verschoben werden, wo dieses Feld deaktiviert ist, damit der gleiche Kunde wieder importiert werden kann.
Dazu erstellt man eine neue Wartestufe (z.B. “Archiv”) und sorgt mit einem zeitverzögerten Taskflow dafür, dass die Datensätze nach den 3 Monaten dorthin verschoben werden.
Wenn Du die Datensätze aber gar nicht neu importieren willst, sondern nach einiger Zeit einfach direkt wieder anrufen willst? Na dann verschiebst Du sie einfach wieder in die anfängliche Anrufstufe - so einfach! Das geht natürlich zeitgesteuert über einen Taskflow.
Aber Eines ist wichtig dabei: der Datensatz muss zwischendurch mal in einem Task mit einem anderen Präfix (z.B. export_) gewesen sein. Sonst wird der neue Anruf statistisch nicht als “neu” sondern als “Korrektur” des alten gewertet. Also bitte nicht einfach nur das Ergebnis (den Status) zurück auf “open” setzen. Sonst zerschießt Du Dir Dein Reporting.